Cara Membuat Mail Merge (Mailings) Excel ke Word
Selamat datang di situs Blogger Toraja.
Bagi kamu yang sering berurusan dengan pembuatan surat terutama ditujukan untuk banyak orang seperti undangan, surat pemberitahuan, dan lain sebagainya. Mungkin biasanya kamu membuatnya satu persatu di Microsoft Word dengan mengedit dan mengganti datanya secara manual kemudian langsung mencetaknya.
Sebenarnya cara tersebut adalah cara lama dan cukup merepotkan karena kamu bisa menggunakan fitur Mailings yang ada di Word untuk membuat Mail Merge dari Excel ke Word. Cara ini akan sangat membantu kamu dalam membuat dokumen seperti undangan dengan data yang berbeda misalnya nama, alamat, dsb.
Apa Itu Mail Merge?
Sebelum lanjut ke tutorialnya, perlu kita pahami apa itu Mail Merge? Jadi Mail Merge merupakan salah satu fitur yang ada di Microsoft Word yang berfungsi untuk pembuatan surat yang isinya sama namun identitasnya berbeda. Biasanya surat ini ditujukan untuk orang banyak.
Misalnya saja kita akan membuat sebuah undangan pernikahan. Di Word kita sudah membuat isi undangannya dan untuk data-datanya misalnya Nama, Alamat, dan Jabatan kita buat di Excel. Nantinya kita akan menyambungkan data yang ada di Excel dengan isi undangan yang di Word menggunakan fitur Mailings Word, jadi kita tidak perlu lagi menulis satu persatu Nama, Alamat dan Jabatan karena sudah disambungkan dengan fitur Mailings.
Cara Membuat Mail Merge (Mailings) Excel ke Word
Daripada bingung dan penasaran, langsung saja kita menuju ke cara membuat Mail Merge atau Mailings Excel ke Word. Disini saya menggunakan Microsoft Office 2007, namun trik ini juga tidak jauh berbeda ketika kamu menggunakan MS Office versi 2010, 2013 dan 2016Sebagai panduan disini saya ingin membuat undangan pernikahan.
Buat Data di Excel
Langkah pertama yang harus kamu lakukan adalah membuat data-data orang yang akan diundang yang berisi Nama, Alamat dan Jabatan di Microsoft Excel. Jika sudah, simpan data tersebut ke folder kamu. Sebagai contoh saya sudah punya data-datanya dibawah ini dan sudah saya simpan ke folder saya.
Membuat Mailings dari Excel ke Word
Langkah selanjutnya adalah membuat Mailings dari Excel ke Word. Nah di Word saya sudah punya contoh undangan pernikahan dan tinggal saya masukan data-data identitasnya seperti Nama, Alamat dan Jabatan.
1. Pertama, buka aplikasi Microsoft Word. Kemudian ke menu Mailings ➜ Select Recipients ➜ Use Existing List...
2. Cari file Excel dalam folder yang berisi data-data yang disimpan tadi. Jika sudah ketemu, pilih data lalu klik Open. Jika muncul jendela Select Table, pilih Sheet 1 (Tadi saya membuat data-datanya di sheet 1)
3. Selanjutnya letakkan kursor di bagian yang akan diisi data-datanya (Nama, Alamat, Jabatan) kemudian ke Insert Merge Field dan pilih data sesuai dengan kategori.
4. Untuk melihat hasilnya, silahkan klik Preview Result. Gunakan Previous Record dan Next Record untuk melihat data selanjutnya pada lembar kerja.
5. Jika semuanya sudah selesai, kamu bisa mengakhiri penggunaan Mailings. Disini ada dua pilihan yang bisa kamu gunakan apakah akan menyimpan dokumen (Edit Individual Documents) atau ingin mencetak langsung dokumen (Print Documents)
Bagaimana Jika Data di Excel Berubah?
Mungkin kamu juga bertanya, bagaimana jika data di Excel berubah misalnya ada hal yang ditambahkan? Jika memang demikian, kamu hanya perlu mengupdatenya dengan cara:
1. Silahkan pergi ke menu Mailings lalu pilih Edit Recipient List
2. Jika jendela Mail Merge Recipients sudah terbuka, silahkan ke Data Source lalu klik data yang ada di list. Klik Refresh untuk mengupdate data. Jika sudah, klik OK untuk menyimpan pengaturan.
Nah bagaimana? Cukup Mudah bukan?
Kesimpulan dan Penutup
Dengan menggunakan trik ini maka kamu bisa menghemat waktu kamu apalagi jika harus membuat satu dokumen yang sama dengan identitas penerima yang berbeda.
Demikianlah pembahasan saya mengenai Cara Membuat Mail Merge (Mailings) Excel ke Word, semoga dapat membantu dan bermanfaat. Terima kasih.
